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Datenschutzerklärung

Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO)


Datenverarbeiter

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:


BVG Beratungs- und Verwaltungsgesellschaft mbH
Martin-Luther-Str. 7, 79312 Emmendingen,
Geschäftsführer: Heike Holder,
Sitz der Gesellschaft:
Martin-Luther-Str. 7, 79312 Emmendingen
Handelsregister HRB 260470 Amtsgericht Freiburg i.Br.
USt-IdNr.: DE 141938174

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Freiburger Datenschutzgesellschaft mbH
Luisenstr. 5
79098 Freiburg
vertreten durch RA Jörg Leuchnter
Email: datenschutzbeauftragter(at)bvg-immo(dot)de


Welche Daten verarbeiten wir?

Lieferanten (Adress- und Funktionsdaten) und Kontaktpersonen zu nachgenannten Gruppen auch
soweit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie
Betreuungsinformationen), Miet- und Kaufinteressenten für Gewerbe- und Privatobjekte.
Wesentliche Datenkategorien sind:

  • Name, Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort
  • Telefonnummer, E-Mail-Adressen (zur Korrespondenz von Ihnen überlassenen E-Mail-Adressen)
  • Daten zu Kontonummern und Geldinstituten
  • Lage Ihres Objekts (Wohnung, Garage, Grundstück, etc.)
  • Höhe der Beiträge der gemeinschaftlichen Ausgaben (WEG)
  • eventuelle Zahlungsrückstände / Zahlungsüberschüsse / offene Forderungen
  • Legitimationsdaten (Personalausweis bei Vermietung) / Bonitätsdaten
  • Daten aus Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
  • Daten über Nutzung unserer Leistungen über Telemedien (Webseiten)


Wo kommen die Daten her? (Quelle)

Die gespeicherten Daten werden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses, sowie einzelner Aufträge erhoben bzw. sie sind im Rahmen der Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden. Die Speicherung der Daten erfolgt zur Erfüllung und Abwicklung der uns erteilten Aufträge sowie der handels- und steuerrechtlichen Dokumentations- und Archivierungspflichten, Erfassung aus Eingaben im Verwaltervertrag, Signaturen aus E-Mail und Dokumenten, Eingaben und Ergänzungen des an uns durch Sie übersandten Eigentümerstammdatenblatts. Bei Mietverhältnissen werden die Daten aus uns überlassenen Selbstauskünften entnommen.

Wenn Sie uns per E-Mail über unsere Webseite kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggfs. Ihr Vor- und Nachname oder weitere von Ihnen mitgeteilte Daten) von uns zur Beantwortung Ihrer Fragen verarbeitet (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO). Die im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
 

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter strengster Beachtung und im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO Erfüllung der lt. Verwaltervertrag und Mietvertrag geforderten Pflichten, Ausführung von erforderlichen Wartungsarbeiten an Miet- und Eigentumsobjekten sowie an technischen Einrichtungen. Erstellung von Heizkostenabrechnungen, Anforderungen, die die gesamte WEG-Treuhandschaft seitens der Hausverwaltung betreffen (z.B. Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs), Anforderungen zur Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. Legionellenbeprobung gemäß TrinkwV), Überwachung von Zahlungseingängen, Einleiten von Klagen bei Zahlungs-rückständen, Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Rechnungskontrolle, Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen Hausordnungen, Terminabstimmungen, Einberufung von Eigentümer-versammlungen, Erstellen von Tagesordnungen, Beschlussentwürfen zur Eigentümer-versammlung und deren Niederschriften einschließlich Versendung an alle Eigentümer, Hausgeldklagen, Beschluss Anfechtungen, Unterstützung bei Veräußerungen, Vermietungen, gewerbliche Nutzung, Einholung von Angeboten, Rechnungs-kontrolle, Belegprüfung, fernmündliche Gespräche mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Interessenten. Die Datenspeicherung erfolgt zur Verfolgung des eigenen Geschäftszwecks, zur Abwicklung des Verwaltervertrags mit einzelnen Eigentümern sowie auch Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und sonstigen Kunden und Dienstleistern, zur Wahrung berechtigter Interessen als Verantwortlicher.


Erfüllung aus vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien verbundenen Aufgaben.
Der Verarbeitung von Personaldaten und Bewerberdaten erfolgt zur Durchführung und Abwicklung der jeweiligen Arbeitsverhältnisse unserer Mitarbeiter oder der Anbahnung einer Beschäftigung.


Interessenabwägung

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a. folgende Daten:

Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA), technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens, Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts, Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung, Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln.


Einwilligung

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine schriftliche (in einigen Fällen auch elektronische) Einwilligung erteilt haben. Aufgrund dieser Einwilligung ist es uns dann möglich, dass wir zur Handwerkerbeauftragung Ihre Telefonnummer (Handy, Festnetz) an die angeschlossenen Partnerunternehmen zur Auftragserfüllung weitergeben dürfen. Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.


Wer bekommt Ihre Daten?

Intern werden Ihre Daten von den an den jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt Stellen verarbeitet.  Extern werden Daten nur weitergegeben, sofern Sie zur Vertragserfüllung erforderlich sind oder Ihre Einwilligung dazu vorliegt. Empfänger Ihrer Daten können zudem öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Vorschriften sein.


Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und Speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Insoweit sind insbesondere die Gewährleistungsfristen, Verjährungsfristen nach BGB sowie Aufbewahrungspflichten nach HGB und Steuerrecht für die Dauer der Speicherung maßgeblich. Sind die Daten für die Vertragserfüllung oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.


Information über die Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Webseite

Soweit Sie unsere Webseite nur informatorisch nutzen, ohne uns anderweitig Informationen zu übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO) und gespeichert. Solche Daten sind:

  • IP-Adresse des zugreifenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • URL der abgerufenen Seite
  • Statusmeldung darüber, ob der Abruf erfolgreich war
  • Übertragene Datenmenge
  • die Referrer-URL von der der Nutzer auf die abgerufene Seite gekommen ist
  • HTTP User Agent (Device, Betriebssystem, Browser)


Information über die Erhebung personenbezogener Daten bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail oder mittels Kontaktformular über unsere Webseite kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (E-Mail-Adresse, Ihr Vor- und Nachname, sowie weitere von Ihnen mitgeteilte Daten) von uns zur Beantwortung Ihrer Fragen verarbeitet (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO). Die im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.


Einsatz von Cookies

Bei der Nutzung unserer Webseite durch Sie werden zudem Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert, also kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche uns als Cookie setzende Stelle bestimmte Informationen zufließen. Wir setzen Cookies dazu ein, unsere Webseite nutzerfreundlicher und effektiver zu machen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lif. f DS-GVO).


Art der Cookies

Auf unserer Webseite verwenden wir transiente Cookies, wie beispielsweise Session Cookies, die eine Session-ID speichern. Mit dieser lassen sich wiederum verschiedene Anfragen Ihres Browser der gemeinsamen Sitzung zuordnen, so dass Ihr Rechner wiedererkannt werden kann, wenn Sie unsere Webseite wieder besuchen. Eine Löschung der Session-Cookies und transiente Cookies findet statt, wenn Sie den Browser schließen oder sich ausloggen. Wir verwenden außerdem persistente Cookies. Diese werden nach einer für die jeweils einzelnen Cookies vorgegeben Dauer automatisiert gelöscht. Davon unabhängig besteht für Sie jederzeit die Möglichkeit, die Cookies in den Sicherheits-einstellungen Ihres Browsers zu löschen.


Wie können Cookies verhindert werden?

Es besteht für Sie die Möglichkeit, durch entsprechende Einstellungen in Ihrem Browser z.B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies zu verhindern. Dies kann aber dazu führen, dass Sie eventuell nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.


Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen uns gegenüber folgende Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

  • Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und falls dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
  • Sie haben nach Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen
  • Sie haben das Recht von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO in den einzelnen aufgeführten Gründen zutrifft
  • Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist
  • Soweit die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO erfüllt sind, haben Sie das Recht eine Datenübertragung zu verlangen.
  • Ihnen steht nach Art. 21 DS-GVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu, die auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruht. Eine Verarbeitung beruht dann auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung beispielsweise nicht zur Erfüllung eines Vertrages notwendig ist, sondern auf einer Interessenabwägung beruht.
  • Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, die Sie uns erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, d.h. der Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Daten erst nachdem er uns gegenüber erklärt wurde.


Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Jede betroffene Person besitzt ein Beschwerderecht, welches auszuüben ist, wenn Sie der Ansicht ist, dass unsererseits die Verarbeitung, Speicherung und Nutzung ihrer Daten unrechtmäßig erfolgt. Dieses Beschwerderecht sollte gezielt ausgeführt und anlassbezogen ausgeübt werden.

Es ist ratsam, vor der Einreichung der Beschwerde den Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren und hier den Dialog entsprechend aufzunehmen.